Regulamin uczestnictwa w programie „BINGO, czyli bezpieczna organizacja”

>>>>> Przeczytaj regulamin zanim przejdziesz do formularza zgłoszeniowego <<<<<<

Informacje ogólne

  1. Organizatorem programu „BINGO, czyli bezpieczna organizacja” („Program”) jest Fundacja Panoptykon z siedzibą w Warszawie 02-068 przy ul. Orzechowskiej 4/4 („Organizator”).
  2. Program adresowany jest dla organizacji działających w obszarach: prawa człowieka, przeciwdziałanie dyskryminacji, państwo prawa, edukacja obywatelska oraz organizacji zajmujących się strażnictwem, zwłaszcza na poziomie lokalnych społeczności. Organizacje przyjęte do udziału w Programie („Organizacje”) reprezentuje w Programie dwoje uczestniczek/uczestników: osoba decyzyjna oraz osoba kierująca zmianą związaną z bezpieczeństwem („Uczestniczki i Uczestnicy”).
  3. Program obejmuje trzy zjazdy szkoleniowe (3 dni, 2 dni, 3 dni). Daty zjazdów oraz opis programu znajduje się w ogłoszeniu o naborze kandydatów. Zjazdy odbędą się w Warszawie lub okolicach Warszawy – o dokładnym miejscu Uczestniczki i Uczestnicy zostaną poinformowani przed pierwszym zjazdem.
  4. Program finansowany jest ze środków Fundacji im. Stefana Batorego („Grantodawca”) w ramach programu „Demokracja w działaniu”.

Rekrutacja

  1. Żeby wziąć udział w rekrutacji do Programu, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy online i złożyć go do 1 lutego 2018 r. Po złożeniu formularza na podane w nim adresy email kandydujących osób oraz organizacji zostaną wysłane automatyczne potwierdzenia, że formularz trafił do systemu CRM Organizatora.
  2. Przy większej liczbie zgłoszeń niż miejsc w Programie, Organizator zastrzega sobie możliwość dodatkowego kontaktu telefonicznego, żeby porozmawiać o potrzebach, oczekiwaniach i motywacji i na tej podstawie podjąć decyzję. Do udziału w Programie zostanie zaproszonych 8 organizacji.
  3. O wynikach rekrutacji Organizator poinformuje wszystkie kandydujące osoby i organizacje – zarówno przyjęte, jak i nieprzyjęte do Programu – drogą elektroniczną do 14 lutego 2018 r. Decyzje Organizatora są ostateczne. Organizator nie przewiduje podawania motywów podjętych decyzji.
  4. Organizacje, które nie zostaną przyjęte do programu, trafią na listę rezerwową.
  5. Organizacja może zrezygnować z udziału w programie bez żadnych konsekwencji, jeśli poinformuje o tym Organizatora do 21 lutego 2018 r. W to miejsce Organizator zaprosi organizację z listy rezerwowej.

Zobowiązania Organizatora i oczekiwania wobec Uczestniczek i Uczestników

  1. Praca w ramach zjazdów będzie opierać się na metodach aktywnych. Organizator dołoży starań, by wspierać Organizacje we wprowadzaniu zmian zwiększających ich bezpieczeństwo w zakresie objętym Programem.
  2. Przystępując do Programu, Uczestniczki i Uczestnicy się do pełnego i zaangażowanego uczestnictwa w nim, zgłaszania oczekiwań, potrzeb i ewentualnych problemów, zadawania pytań, jak i pracy własnej między zjazdami, zgodnie z uzgodnieniami podczas zjazdu.
  3. Przed każdym zjazdem Uczestniczki i Uczestnicy zostaną poproszeni o podanie informacji o Organizacji i jej praktykach. Rzetelne i konkretne odpowiedzi pomogą dostosować Program do oczekiwań Uczestniczek i Uczestników oraz potrzeb Organizacji.
  4. Pod koniec każdego zjazdu Organizator zaprosi Uczestniczki i Uczestników do ewaluacji jego przebiegu. Będzie zachęcał też do przekazywania informacji zwrotnej poza proponowanymi formami ewaluacji.
  5. Z przekazanej informacji zwrotnej Organizator wyciągnie wnioski – w razie konieczności i w zakresie możliwości będzie wprowadzać stosowne zmiany w założeniach merytorycznych lub organizacji Programu.
  6. Zaangażowane uczestnictwo, rozumiane jako udział Uczestniczek i Uczestników we wszystkich dniach warsztatowych, wypełnianie ankiet, realizacja pracy własnej oraz aktywna praca podczas zjazdów, to warunki ukończenia Programu i możliwości ubiegania się o dofinansowanie wdrożenia zmiany („minigranty”), które zostanie opisane w osobnym regulaminie i udostępnione Uczestniczkom i Uczestnikom w trakcie realizacji Programu.

Koszty

  1. Udział w Programie jest bezpłatny. Organizator pokrywa koszty organizacji szkolenia, materiałów, wyżywienia podczas szkolenia i – w razie potrzeby – noclegu, w tym w noc poprzedzającą pierwszy dzień zjazdu.
  2. Uczestniczki i Uczestnicy spoza Warszawy mogą wystąpić do Organizatora o zwrot kosztów podróży (do 200 zł os./zjazd). Koszty zostaną zwrócone na podstawie dokumentów biletów komunikacji zbiorowej lub do wysokości faktury za paliwo na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Przetwarzanie danych osobowych i ochrona wizerunku

  1. W celu przeprowadzenia rekrutacji i organizacji szkolenia Organizator przetwarza dane osobowe wszystkich osób zgłaszających się w rekrutacji. Przetwarza: imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów (można podać numery służbowe), przynależność do organizacji społecznej, informację o roli w organizacji; odpowiedzi na pytania logistyczne (np. dieta i inne potrzeby), przygotowawcze (wiedza i oczekiwania dotyczące programu) i ewaluacyjne. Do tych informacji dostęp ma zespół Fundacji Panoptykon, trenerzy prowadzący warsztaty oraz firma utrzymująca system CRM na podstawie umowy zawierającej postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dodatkowo Organizator będzie przetwarzać adres i numer konta Uczestniczek i Uczestników, którzy otrzymają zwrot kosztów podróży.
  2. Dane osób, które nie zostały przyjęte do programu, Organizator usunie do 31 marca 2018 r. Dane Uczestniczek i Uczestników Organizator będzie przetwarzał także po za kończeniu Programu na podstawie uzasadnionego interesu administratora w celu udokumentowania prowadzonych działań, tak długo jak Organizator będzie prowadził swoją działalność. Uczestniczkom i Uczestnikom przysługuje prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych po zakończeniu Programu. W takim przypadku Organizator prosi o wysłanie na adres fundacja@panoptykon.org maila o treści „sprzeciwiam się przetwarzaniu danych w celu dokumentowania działań Fundacji Panoptykon”.
  3. Dane Uczestniczek i Uczestników, którzy otrzymają zwrot kosztów podróży (imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer konta), Organizator będzie przetwarzał do celów księgowych i przekaże je do zewnętrznego biura rachunkowego, z którym współpracuje na podstawie umowy o świadczeniu usług księgowych i umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
  4. Dane Uczestniczek i Uczestników w niezbędnym zakresie udostępnione zostaną organizacji lub osobom, którym Organizator zleci ewaluację Programu – na podstawie umowy o ewaluacji z opisanym zakresem powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dostęp do danych – tj. imion, nazwisk i przynależności organizacyjnej Uczestniczek i Uczestników, dokumentów księgowych (w tym zwrotów kosztów podróży) może uzyskać również Grantodawca.
  5. Organizatora obowiązuje poufność przekazanych w ankietach i wywiadach informacji. Dlatego formularz zgłoszeniowy i inne ankiety Organizator udostępnia w systemie CiviCRM, nad którym ma kontrolę (jest na serwerze Organizatora, a dane trafiają tylko do jego bazy). Organizator nie przekazuje danych odbiorcom danych w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy o ochronie danych osobowych poza sytuacjami przewidzianymi przepisami prawa i tym regulaminem (pkt. 18, 20-21).
  6. Wszystkim osobom, których dane przetwarza Organizator, przysługuje prawo dostępu do treści danych osobowych oraz możliwość ich poprawiania. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Do 21 lutego 2018 r. każda osoba, która zgłosiła się do Programu, może żądać usunięcia swoich danych osobowych w każdym momencie, bez podawania powodu. Aby to zrobić, należy wysłać email na adres: fundacja@panoptykon.org („Żądam usunięcia swoich danych osobowych przetwarzanych przez Fundację Panoptykon”). Żądanie usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Programie. Po tym terminie prawo żądania usunięcia swoich danych zachowują osoby nieprzyjęte do programu.
  7. Organizator nie utrwala wizerunku Uczestniczek i Uczestników podczas realizacji programu i nie publikuje ich w Internecie – chyba, że na ich wyraźną prośbę – i tego samego oczekuje od Uczestniczek i Uczestników.

Sytuacje awaryjne

  1. Jeśli z przyczyn losowych Uczestniczka/Uczestnik nie będzie mogła/mógł wziąć udziału w którymś dniu warsztatowym, powinna/powinien niezwłocznie poinformować o tym Organizatora, który poszuka indywidualnego wyjścia z sytuacji, tak żeby Organizacja nie traciła możliwości skorzystania z działań oferowanych w programie.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania programu lub zmiany terminu zjazdów. Informacje na ten temat zostaną przekazane Uczestniczkom i Uczestnikom niezwłocznie drogą mailową.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Jeśli to nastąpi, poinformuje o tym Uczestniczki i Uczestników droga e-mailową oraz na stronie internetowej panoptykon.org.

Formularz zgłoszeniowy