Ochrona danych nie należała do tej pory do najbardziej zadbanych obszarów w organizacjach społecznych. Zamieszanie wokół RODO sporo zmieniło, jeśli chodzi o świadomość, ale już nie tak wiele, jeśli chodzi o praktyki: wszyscy wiedzą, że jest RODO, ale nie oznacza to bynajmniej, że go przestrzegają. Tymczasem wdrożenie nowych przepisów wcale nie musi być (kosztowną) drogą przez mękę, a korzyści dla organizacji są całkiem wymierne – od pewności, że działacie zgodnie z prawem, przez budowanie relacji zaufania z osobami w Waszym otoczeniu, po wzmocnienie bezpieczeństwa organizacji nie tylko pod kątem ochrony danych osobowych, ale też innych wrażliwych informacji.

Praca w organizacji społecznej to ciąg wyzwań – jednym z nich jest bezpieczeństwo. W niektórych aspektach zapewnienie bezpieczeństwa wynika z prawa – tak jest z ochroną danych osobowych czy przepisami BHP. Jednak bezpieczeństwo ma wiele wymiarów i warto zainwestować czas i energię w poprawianie także tych, które nie zostały uregulowane w przepisach. W programie BINGO koncentrujemy się przede wszystkim na cyfrowym i fizycznym bezpieczeństwie informacji – czyli nie tylko danych osobowych, ale też innych informacji poufnych i wrażliwych, których ochrona jest konieczna ze względu na komfort pracy zespołu i wolontariuszy, bezpieczeństwo i spokój klientek i klientów czy budowanie wizerunku organizacji.

Podczas lektury poprzednich odcinków Poradnika BINGO zapewne nie raz przemknęła Wam przez głowę myśl: „Aha, wiedza wiedzą, ale jak to wszystko wdrożyć w praktyce?”. Czynników, które to utrudniają, jest sporo: opór w zespole, zakres tematów, dostępność środków i czasu czy wreszcie… źródła aktualnej wiedzy. Wyzwania te należą do sfery zarządzania projektami i są dla organizacji chlebem powszednim. W ostatnim już odcinku poradnika przyjrzymy się im po kolei.

Praca organizacji to w dużej mierze praca zespołowa. Choć każdy członek/ każda członkini odpowiada za swoją działkę, pracujecie na podstawie wspólnych celów i wartości. W codziennym działaniu nie da się jednak uniknąć konfliktów. Są one związane z tym, że każdy/każda z Was ma różne potrzeby, których realizacja nie zawsze jest możliwa w tym samym czasie. Konflikty mogą się Wam przytrafić także w momencie wprowadzania w życie zmian związanych z podniesieniem poziomu bezpieczeństwa w organizacji. Co zrobić, jeżeli napotkacie na opór, bo członkowie zespołu uznają, że każdorazowe zamykanie drzwi na klucz zajmuje im za dużo czasu? Albo zaprotestują przeciwko stosowaniu czasochłonnych procedur?

Co może wywołać kryzys komunikacyjny? Wszystko. Sporo zależy od tego, co w danym momencie wzbudza największe emocje społeczne (w ostatnich latach np. gender i uchodźcy), co sprawia, że organizacje zajmujące się prawami osób LGBTQ czy cudzoziemców są bardziej narażone na ataki i – co za tym idzie – kryzys medialny. Często kryzysem skutkuje aktywność osób związanych z organizacją. Może to być nierozważny komentarz twarzy organizacji – który ta zamieściła np. na Facebooku w przekonaniu, że to jej prywatny profil, gdzie umieszcza swoje własne opinie. Do kryzysu mogą też doprowadzić zdarzenia związane z bezpieczeństwem informacji: wyciek danych osobowych lub informacji wewnętrznych, wrogie przejęcie strony internetowej czy profilu na Facebooku, atak na infrastrukturę informatyczną organizacji. Jak przygotować organizację na wypadek kryzysu komunikacyjnego, jak mu zapobiegać, jakie lekcje można z niego wyciągnąć – tym wszystkim zajmiemy się w najnowszym odcinku poradnika.

Komunikacja z mediami to chleb powszedni wielu organizacji, które poświęcają długie godziny, żeby wymyślić skuteczne sposoby dotarcia do dziennikarzy, a za ich pośrednictwem – do odbiorców. Ale nie zawsze idzie im to tak, jakby sobie życzyły. Jak sobie radzić w kontaktach z mediami? W tym odcinku Poradnika BINGO zajmiemy się pracą z mediami. Zastanowimy się, jakie zasady rządzą kontaktami z mediami, jak dobrze przygotować komunikat – i jak go sprzedać, jak opracować dobrą „setkę”, jak radzić sobie z trudnymi pytaniami i jak wybrnąć ze ślepej uliczki. Przetarte kontakty do mediów, dobre konotacje w świadomości odbiorców przydadzą się w potencjalnym kryzysie komunikacyjnym, np. gdy ktoś wystąpi wobec Waszej organizacji z bezpodstawnymi oskarżeniami.

W poprzednim odcinku Poradnika BINGO pokrótce scharakteryzowaliśmy dane osobowe i ich zbiory. W tym odcinku zajmiemy się inwentaryzacją zbiorów w organizacji. Zadanie to służy zorientowaniu się, jakie dane przetwarzacie w organizacji i jakie w związku z tym macie obowiązki. Pozwoli Wam upewnić się, czy nie przetwarzacie danych w nadmiarze lub w inny sposób nie naruszacie praw osób z Waszego szeroko rozumianego otoczenia.

Dane osobowe są dla organizacji jak… powietrze dla człowieka: otaczają Was, czy tego chcecie, czy nie, i są niezbędne do prowadzenia działalności. Chociaż podejścia organizacji do wykorzystywania danych osobowych bywają diametralnie różne, organizacje łączy to, że mają w tym zakresie konkretne obowiązki prawne, a także szczególną odpowiedzialność wobec społeczeństwa. Jeśli nie chronicie odpowiednio danych osobowych, narażacie samych siebie na sankcje prawne, a osoby z Waszego otoczenia – pracowników, wolontariuszy, darczyńców, odbiorców działań – na najprzeróżniejsze konsekwencje: od utraty prywatności po zagrożenia dla ich bezpieczeństwa, gdy dane trafią w niepowołane ręce.

Jako przedstawiciele organizacji czasem możecie stać się przedmiotem lub uczestnikiem czynności prowadzonych przez służby. W takiej sytuacji Waszym celem powinno być dążenie do wyjaśnienia sytuacji oraz utrzymanie sprawnego działania organizacji. W tym odcinku Poradnika BINGO zajmiemy się dwoma scenariuszami działania służb: jawnym, np. gdy funkcjonariusze zapukają do drzwi Waszego biura lub gdy otrzymacie pismo wzywające do złożenia wyjaśnień lub wydania sprzętu, i niejawnym. W tym drugim przypadku, jeśli funkcjonariusze nie wykryją nieprawidłowości i nie postawią Wam zarzutów, być może nigdy się nie dowiecie, że w ogóle się Wami interesowali.