Poradnik BINGO 6. Wizyta służb

Jako przedstawiciele organizacji czasem możecie stać się przedmiotem lub uczestnikiem czynności prowadzonych przez służby. W takiej sytuacji Waszym celem powinno być dążenie do wyjaśnienia sytuacji oraz utrzymanie sprawnego działania organizacji. W tym odcinku Poradnika BINGO zajmiemy się dwoma scenariuszami działania służb: jawnym, np. gdy funkcjonariusze zapukają do drzwi Waszego biura lub gdy otrzymacie pismo wzywające do złożenia wyjaśnień lub wydania sprzętu, i niejawnym. W tym drugim przypadku, jeśli funkcjonariusze nie wykryją nieprawidłowości i nie postawią Wam zarzutów, być może nigdy się nie dowiecie, że w ogóle się Wami interesowali.

Profilaktyka i działania wyprzedzające

Kluczowa zasada dla organizacji to działać w zgodzie z prawem, czyli m.in. wypełniać swoje obowiązki. Zalicza się do nich terminowe składanie sprawozdań finansowych i z działalności, płacenie podatków i składek na ubezpieczenie społeczne, posiadanie wymaganych prawem procedur etc. Jeśli macie jakiekolwiek wątpliwości, czy w tej sferze wszystko w Waszej organizacji jest w porządku, skonsultujcie się ze specjalistami w dziedzinach, co do których nie jesteście pewni i – jeśli to konieczne – nie zwlekajcie z wdrożeniem działań naprawczych!

Bez względu na starania organizacja może stać się przedmiotem zainteresowania różnych służb, m.in. policji (która np. podejrzewa, że w biurze są dowody przestępstwa albo ukrywa się osoba poszukiwana), Straży Granicznej (gdy np. udzielacie porad prawnych cudzoziemcom, a jeden jest podejrzany o popełnienie przestępstwa), Krajowej Administracji Skarbowej (gdy np. organizacja popełniła poważne błędy związane ze swoimi zobowiązaniami podatkowymi). Dobrze jest się do tego przygotować, zawczasu nawiązując kontakt z prawnikiem lub kancelarią, z którą w razie czego możecie się skonsultować. Stwórzcie też procedury na różne sytuacje i przećwiczcie je. Przydatny może też być formularz wizyty służb. W dalszej części tekstu wyjaśnimy, co powinno się w nim znaleźć.

Funkcjonariusze w siedzibie

Wizyta służb w biurze może przybierać różne formy i mieć różne cele. Funkcjonariusze mogą zapukać do drzwi i przedstawić postanowienie, w którym jesteście wzywani do wydania rzeczy lub dokumentów. Innym celem może być przeszukanie biura. Funkcjonariusze mogą też zażądać wydania rzeczy lub dokumentów lub przeszukać biuro bez takiego postanowienia (tzw. przeszukanie „na blachę”) – tak się dzieje w sytuacjach niecierpiących zwłoki. Funkcjonariusze mają szereg obowiązków. Muszą:

• okazać legitymacje (i pozwolić Wam spisać z nich informacje: imiona, nazwiska, stopnie, formacje, numery służbowe);
• przedstawić postanowienie, a jeśli go nie mają: powiedzieć, w jakiej sprawie przyszli, i uzasadnić, dlaczego nie mają postanowienia (dlaczego jest to sprawa niecierpiąca zwłoki);
• sporządzić protokół z czynności i uwzględnić w nim Wasze uwagi.

Zasady, których powinna się trzymać organizacja w trakcie wizyty służb:

KONTAKT: Z funkcjonariuszami rozmawia jedna osoba, najlepiej z zarządu. Dzięki temu zachowacie porządek i kontrolę nad tym, co się dzieje. To ważne, zwłaszcza w sytuacji stresu. Ale obecność innych osób też się przyda – niech jedna z nich robi notatki. Współpracujcie z funkcjonariuszami – nie dopuszczajcie do przepychanek. Nie zostawiajcie funkcjonariuszy samych w biurze. Najlepiej na czas przygotowania dokumentów zaprosić ich do pokoju spotkań. A w przypadku przeszukania w miarę możliwości niech każdemu funkcjonariuszowi towarzyszy osoba z zespołu.

UWAŻNOŚĆ:

• Dowiedzcie się, o co dokładnie chodzi.
• Jeśli funkcjonariusze mają ze sobą postanowienie, dokładnie je przeczytajcie. Jeśli wizyta dotyczy wydania rzeczy, sami przynieście to, czego żądają. W innym wypadku może się skończyć przeszukaniem. Możecie też spróbować umówić umówić się, że przyniesiecie to np. nazajutrz.
• Dokładnie przeczytajcie postanowienie. Jeśli macie wydać sprzęt, ustalcie, czy ma to być sprzęt należący do organizacji, czy też używany przez organizację (kto pracuje na prywatnym laptopie użyczonym organizacji, łatwo zrozumie różnicę); jeśli dokumenty – to czego one dotyczą.
• Kopie czy oryginały: dowiedzcie się, czy musicie oddać oryginały dokumentów. Jeśli tak, to koniecznie zróbcie kopie. Wydawajcie tylko to, o czym mowa w wezwaniu, ale też nie ukrywajcie sprzętu ani dokumentów.
• Jeśli funkcjonariusze nie mają postanowienia, mogą zażądać wydania rzeczy bez niego. W takiej sytuacji macie prawo niezwłocznie złożyć wniosek o sporządzenie i doręczenie postanowienia sądu lub prokuratora o zatwierdzeniu zatrzymania rzeczy (funkcjonariusze powinni Was o tym pouczyć). Na doręczenie postanowienia jest 14 dni.
• Jeśli wizyta ma na celu przeszukanie, a funkcjonariusze nie mają postanowienia sądu lub prokuratora, mogą przeszukać biuro na podstawie legitymacji służbowej lub nakazu kierownika jednostki. Następnie funkcjonariusze muszą niezwłocznie zwrócić się do sądu lub prokuratora o zatwierdzenie przeszukania. Postanowienie sądu lub prokuratora należy doręczyć w terminie 7 dni od daty przeszukania na zgłoszone do protokołu żądanie tej osoby (funkcjonariusze powinni Was pouczyć, że macie takie prawo). Zażądajcie dostarczenia postanowienia! Nie zmieni to faktu, że biuro zostanie przeszukane, ale przynajmniej będziecie mieć punkt zaczepienia do złożenia ewentualnego zażalenia.

POMOC: Poinformujcie o sytuacji prawników lub kancelarię (tę, z którą umówiliście się na współpracę na taką okoliczność – zob. wyżej punkt pt. Profilaktyka i działania wyprzedzające).

POKWITOWANIE: Jeśli wydajecie sprzęt lub dokumenty, sporządźcie jak najbardziej szczegółową listę [np. laptop DELL Latitude E6330 nr id: xxxxxxxxx, Faktura VAT nr 123/12/2016, wystawca: Firma ABC, (nr dokumentu księgowego); nie: „laptop”, „dokumenty księgowe”]. Lista powinna znaleźć się w protokole.

OCHRONA PRAWNA:

• Jeśli sprzęt zawiera dane prywatne, należy to zastrzec. Wówczas zostanie otwarty w obecności prokuratora, który oceni, czy dane mogą być odczytane.
• Nie wydawajcie służbom materiałów chronionych tajemnicą zawodową (np. adwokacką, dziennikarską, lekarską) ani tajemnicą przedsiębiorcy! Z tajemnicy lekarskiej i przedsiębiorstwa zwolnić może prokurator (na postanowienie prokuratora o zwolnieniu z tajemnicy można złożyć zażalenie wraz z wnioskiem o wstrzymanie wykonania postanowienia). Z adwokackiej, notarialnej i dziennikarskiej – tylko sąd i tylko wtedy, gdy nie da się inaczej ustalić faktów, a uchylenie tajemnicy jest niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości.

NOTOWANIE: Zanotujcie:

• imię, nazwisko i nr służbowy, organ i stopień funkcjonariusza;
• przebieg tzw. czynności: datę, godziny rozpoczęcia i zakończenia; to, czy wizyta odbyła się z postanowieniem, czy bez, kto był obecny przy wizycie, czego chciały służby.

Do tego celu pomocny będzie przygotowany zawczasu formularz wizyty służb z polami na wszystkie kluczowe informacje, wydrukowany i znajdujący się pod ręką.

PROTOKÓŁ: Bardzo dokładnie przeczytajcie sporządzony przez funkcjonariuszy protokół. Jeśli brakuje istotnych informacji – poproście o ich dopisanie; jeśli coś jest nieprawdą – sprostujcie. W razie potrzeby uzupełnijcie lub poprawcie protokół odręcznie. Jeśli funkcjonariusze zażądali wydania rzeczy bądź przeprowadzili przeszukanie bez stosownego postanowienia, niech informacja o tym znajdzie się w protokole. Podobnie to, że zażądaliście wydania/doręczenia postanowienia. W protokole powinien się też znaleźć dokładny opis rzeczy, które wydaliście funkcjonariuszom.

Rozpytanie

Służby mogą próbować zdobywać informacje na różne sposoby, np. w formie rozpytania. Rozpytujący funkcjonariusze mogą być umundurowani lub nie. Mogą zaczepić Was w biurze albo na ulicy. Dowiedzcie się, z kim rozmawiacie i o co chodzi. Lepiej unikajcie szczegółowych rozmów (nie macie obowiązku odpowiadania na pytania!), możecie też zasugerować, że jeśli mają pytania, mogą Was wezwać na przesłuchanie.

Jeśli jednak ktoś próbuje rozpytywać Was przez telefon, przedstawiając się jako funkcjonariusz policji lub którejś z trzyliterowych formacji, nie udzielajcie żadnych informacji! Nie macie jak zweryfikować tożsamości osoby dzwoniącej.

Przesłuchanie

W tym tekście zajmiemy się sytuacją, w której zostajecie wezwani do złożenia zeznań w charakterze świadka, pokrzywdzonego lub zawiadamiającego o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (jeśli natomiast ktoś z organizacji otrzyma wezwanie do złożenia wyjaśnień w charakterze oskarżonej/-ego, radzimy w pierwszej kolejności skontaktować się z prawnikiem).

Składając zeznania w charakterze świadka, zastosujcie poniższe zasady:

KONTAKT: Nie ignorujcie wezwania.

UWAŻNOŚĆ: Dokładnie przeczytajcie pismo / dowiedzcie się, czego dotyczy sprawa (możecie wcześniej skontaktować się telefonicznie z osobą, która Was wzywa, żeby się więcej dowiedzieć). W czasie przesłuchania odpowiadajcie na pytania.

OCHRONA PRAWNA:

• Przesłuchanie w obecności pełnomocnika
  Możecie żądać, aby przesłuchanie odbyło się w obecności pełnomocnika (którym może być tylko adwokat lub radca prawny). Prokurator może odmówić udziału pełnomocnika świadka w przesłuchaniu, jeśli uzna, że nie wymaga tego obrona interesów świadka (od tej decyzji można się odwołać). Prawnicy toczą spór, czy prokurator ma prawo odmówić udziału pełnomocnika w przesłuchaniu osoby pokrzywdzonej – na pewno warto spróbować.
• Prawo odmowy odpowiedzi na pytania
  Jeśli jesteście świadkiem, możecie uchylić się od odpowiedzi na konkretne pytanie, jeśli odpowiedź miałaby narazić Was lub osoby Wam najbliższe na odpowiedzialność za przestępstwo.
• Prawo do odmowy zeznań
  Przysługuje osobom najbliższym oskarżonemu: rodzinie, powinowatym, osobom pozostającym we wspólnym pożyciu (również w związkach jednopłciowych). Osoba pozostająca z oskarżonym „w szczególnie bliskim stosunku osobistym” (czyli nie osoba najbliższa, a np. przyjaciel) może natomiast złożyć wniosek o zwolnienie z konieczności składania zeznań lub odpowiedzi na pytania. W tym przypadku decyzję podejmuje prokurator.

PROTOKÓŁ: Przeczytajcie go dokładnie. Upewnijcie się, że w protokole znalazły się wszystkie ważne informacje i nie ma nieścisłości.

Gdy przychodzi pismo od służb

Kontakt służb z organizacją może też odbywać się drogą pisemną, np. gdy te wysyłają pismo, w którym wzywają choćby do wydania dokumentów czy złożenia wyjaśnień. Kontaktując się z organizacją drogą pisemną, służby mają obowiązek:

• wyjaśnić, czego od Was chcą i na jakiej podstawie;
• poinformować Was o Waszych prawach;
• wskazać funkcjonariusza prowadzącego sprawę.

Jak w takiej sytuacji powinna postępować organizacja:

KONTAKT: Nie ignorujcie pism. Macie prawny obowiązek współpracować ze służbami (nie tylko z policją, ale też z innymi, np. Centralnym Biurem Antykorupcyjnym, Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Strażą Graniczną, Krajową Administracją Skarbową…). Uwaga: w kontaktach pisemnych ze służbami organizację zawsze reprezentują osoby wyznaczone do jej reprezentowania (zazwyczaj zarząd).

WIĘCEJ INFORMACJI: Spróbujcie uzyskać więcej informacji. Wykorzystując kontakt ogólny do danej instytucji, skomunikujcie się z osobą, która podpisała się pod pismem. Dzwonienie pod numer podany w piśmie to nie jest dobry pomysł. Jeśli za listem nie stoją służby, a oszuści, podany numer będzie fałszywy.

UWAŻNOŚĆ:

• Sprawdzajcie autentyczność informacji: czy podmiot, który się do Was zwraca, rzeczywiście istnieje; czy nie ma błędów w nazwie i adresie organizacji. Jeśli są, odpowiadacie, że dany podmiot nie istnieje / nie ma siedziby pod wskazanym adresem (nie chodzi tu o oczywiste pomyłki, np. nazwa Panoptykon nagminnie przekręcana jest na Panaptykon czy Panoptikon…).
• Dokładnie czytajcie otrzymane pisma (wezwania, postanowienia). Podobnie jak przy wizycie funkcjonariuszy jesteście zobowiązani do wydania jedynie tego, o czym mowa w piśmie: nie stosujcie wykładni rozszerzającej (tzn. nie wydawajcie nic ponad to, co jest żądane).
• Kopie czy oryginały: dowiedzcie się, czy musicie oddać oryginały dokumentów. Jeśli tak, to koniecznie zróbcie kopie. Jeśli wezwanie jest pisemne, macie czas na to, żeby kopie najważniejszych dokumentów potwierdzić notarialnie. Wydawajcie tylko to, o czym mowa w wezwaniu, ale też nie ukrywajcie sprzętu ani dokumentów.

Pamiętajcie o sporządzeniu listy i pokwitowaniu. W tej sytuacji przysługuje Wam też taka sama ochrona prawna dotycząca danych prywatnych i tajemnicy zawodowej, jak opisaliśmy w punkcie dotyczącym wizyty służb w biurze.

Niejawne działania służb wobec organizacji

Służby mają w Polsce dość szerokie uprawnienia do prowadzenia niejawnych działań służących zbieraniu informacji (więcej o tym pisaliśmy w raporcie pt. Zabawki Wielkiego Brata). Na założenie podsłuchów, kontrolę korespondencji lub inną formę kontroli operacyjnej potrzebna jest zgoda sądu. W teorii powinna być ona wydana, zanim zacznie się kogoś podsłuchiwać, ale w praktyce często jest to zgoda następcza. Nie zawsze sąd jest angażowany w sprawę. Wyjątkiem są np. cudzoziemcy podejrzani o prowadzenie działalności terrorystycznej (a więc i wszyscy, którzy się z nimi kontaktują) – mogą być oni podsłuchiwani na podstawie decyzji szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Bez potrzeby pytania sądu o zgodę służby sięgają po metadane telekomunikacyjne i internetowe. Do kogo należy dany numer, z kim się ta osoba kontaktuje, gdzie się przemieszcza, co robi w sieci – te informacje służby mogą pobierać od teleoperatorów w sprawach o przestępstwa. Zgodnie z prawem, bo poza tym zdarza się, że nadużywają swoich uprawnień, sięgając po dane w sprawach o wykroczenia i przestępstwa skarbowe. W tym trybie nie mogą jednak sięgać po treść komunikacji.

Prawo jest skonstruowane tak, że – póki nie zostaną Wam postawione jakieś zarzuty – nie dowiecie się, czy służby w ogóle się Wami interesowały (chyba że z jakiegoś powodu będą one chciały, żebyście się o tym dowiedzieli). Nie będziecie poinformowani, że byliście o coś podejrzewani ani że podejrzenia się nie sprawdziły. Ani – tym bardziej – że służby przekroczyły swoje uprawnienia. Panoptykon walczy o zmianę tego stanu rzeczy, ale przed nami jeszcze długa droga…

Anna Obem

Współpraca: Małgorzata Szumańska

Konsultacja merytoryczna: Wojciech Klicki

Poradnik BINGO powstaje w ramach projektu „BINGO, czyli bezpieczne organizacje” finansowanego ze środków Fundacji im. S. Batorego. Możesz dołożyć się do naszych działań, wspierając nas darowiznami i przekazując 1% na rzecz Panoptykonu.