Poradnik BINGO 12. Wdrażanie zmiany

Podczas lektury poprzednich odcinków Poradnika BINGO zapewne nie raz przemknęła Wam przez głowę myśl: „Aha, wiedza wiedzą, ale jak to wszystko wdrożyć w praktyce?”. Czynników, które to utrudniają, jest sporo: opór w zespole, zakres tematów, dostępność środków i czasu czy wreszcie… źródła aktualnej wiedzy. Wyzwania te należą do sfery zarządzania projektami i są dla organizacji chlebem powszednim. W ostatnim już odcinku poradnika przyjrzymy się im po kolei.

Motywacja

To najważniejszy czynnik każdej zmiany. Podnoszenie bezpieczeństwa organizacji wiąże się z szeregiem wyzwań dla całego zespołu. Warto przygotować się na to, że motywacja będzie z czasem mniejsza, i umieć w takiej sytuacji zareagować. Jak podtrzymywać motywację:

• język korzyści: rozmawiajcie o tym, dlaczego zmiany są potrzebne, co pozytywnego wniosą – nie tylko z punktu widzenia organizacji czy jej zarządu, ale również członków zespołu;
• angażowanie zespołu: wypracowujcie rozwiązania wspólnie, dzięki temu członkowie i członkinie zespołu będą mieć poczucie współodpowiedzialności za skutek;
• rozmawiajcie o potrzebach: nie wszystkie będzie można ze sobą pogodzić, ale zespół musi wiedzieć dlaczego;
• nie ignorujcie obaw: zamiecione pod dywan zamienią się w opór, który skuteczne uniemożliwi wprowadzenie zmiany.

Sojusznicy

Wprowadzenie zmiany w pojedynkę nie jest łatwe. Ale może w zespole jest ktoś jeszcze, komu leży na serce bezpieczeństwo? Kluczowe będzie wsparcie osób mających wpływ na decyzje (nie wszystkie organizacje są równie demokratyczne), odpowiedzialnych w organizacji za newralgiczne sfery, zarządzanie, zasoby. Sojuszników można szukać także poza ścisłym zespołem organizacji, w jej otoczeniu, np. w radzie czy wśród współpracowników i wolontariuszy.

Dobry plan

Bezpieczeństwo w organizacji to temat szeroki, więc zadań do wykonania na pewno nie zabraknie. Sztuka polega na tym, żeby się w nich nie pogubić. Na początek warto zidentyfikować zagrożenia, na które narażona jest Wasza organizacja. Do tego celu możecie twórczo dostosować strukturę rejestru ryzyk, o którym pisaliśmy w odcinku o kryzysie komunikacyjnym: opiszcie zagrożenia, prawdopodobieństwo ich wystąpienia, potencjalne skutki, Wasz wpływ etc.

Spójrzcie na organizację szerzej niż tylko jak na sferę komunikacyjną – za mapę potencjalnych zagrożeń, na które wystawione są organizacje, niech posłuży Wam Poradnik BINGO i jego kolejne odcinki. Te zagrożenia, które w wyniku analizy uznacie za priorytetowe, będą stanowiły punkt wyjścia Waszego planu: listę najważniejszych problemów, które chcecie rozwiązać.

Namierzone w ten sposób kluczowe zagrożenia poddajcie pod dalszą dyskusję:

• co możecie zrobić, żeby zapobiec ich wystąpieniu? (profilaktyka),
• co możecie zrobić, żeby zminimalizować szkody, gdy zagrożenie się zmaterializuje? (redukcja szkód).

Odpowiedzi na te pytania pozwolą Wam określić cele całego procesu:

• strategiczne: jaki stan chcecie osiągnąć dzięki wdrożeniu,
• operacyjne: jak to zrobić.

A także wskaźniki: to, po czym poznacie, że się udało.

Kolejne etapy planowania to określenie konkretnych zadań, osób za nie odpowiedzialnych, budżetu, harmonogramu, sposobu raportowania – czyli wszystko to, co składa się na profesjonalne zarządzanie projektem.

Zasoby

Każda zmiana pochłania zasoby organizacji: czas, pieniądze, uwagę zespołu. Decydując się na podnoszenie bezpieczeństwa, warto zastanowić się, czym dysponujecie, a co trzeba będzie pozyskać/wygospodarować. Chodzi o:

• pieniądze: czy organizacja ma wolne środki, które może przeznaczyć na zmianę (zakup sprzętu, szkolenia, doradztwo…); a może na horyzoncie są granty, które pozwolą na taką inwestycję w rozwój organizacji? W każdym razie rzetelna analiza tego, jakie koszty wiążą się z zaplanowanymi działaniami, będzie niezbędna;
• czas: zmiana wymaga nie tylko czasu w sensie kalendarzowym, ale też konkretnych godzin pracy wszystkich członków i członkiń zespołu – na spotkania i rozmowy o potrzebach i obawach, na planowanie, szkolenia, rozwiązywanie problemów. Odpowiedzią na to jest dobry plan i podzielenie całego procesu wdrażania na mniejsze odcinki: określenie poszczególnych etapów, kamieni milowych i zadań i dopasowanie ich do kalendarza działań całej organizacji.

Ludzie

Nie obędziecie się też bez ludzi. Wyżej mowa o członkach i członkiniach zespołu, wśród których będziecie szukać sojuszników i którzy współtworzą zmianę. Ale potrzebni mogą być też eksperci, którzy pomogą Wam ocenić sytuację w organizacji, zaplanować i przeprowadzić konkretne działania. Praca zarówno ekspertów, jak i zespołu kosztuje (jeśli wprowadzacie zmianę w ramach normalnego działania organizacji), zatem cofamy się do poprzedniego punktu: zasobów.

Aktualna wiedza

Otoczenie organizacji się zmienia. Zmieniają się przepisy (np. dotyczące ochrony danych osobowych), ale też dostępne narzędzia, trendy w komunikacji czy zalecenia dotyczące bezpieczeństwa. Dziś za najbezpieczniejszą przeglądarkę internetową uważane jest Chromium, ale jeszcze dwa lata temu palmę pierwszeństwa dzierżyła Mozilla Firefox. Kiedyś program antywirusowy był początkiem i końcem bezpieczeństwa cyfrowego, dziś to zdecydowanie za mało, by uniknąć głównych zagrożeń w sieci. Dlatego rekomendujemy, żebyście w Waszym planie uwzględnili ciągłe uczenie się i doskonalenie procesów związanych z bezpieczeństwem. Wyznaczcie osoby odpowiedzialne za tę sferę i umówcie się, jak ta wiedza ma przepływać w organizacji.

Skoro otoczenie się zmienia, to zmiana, którą wdrożycie, nie będzie wieczna. Dlatego nie nastawiajcie się na to, że gdy raz załatwicie kwestie bezpieczeństwa, to będą one załatwione już na zawsze. Reformę, owszem, można traktować jako projekt – o konkretnych celach, harmonogramie, budżecie. Ale już utrzymanie standardów bezpieczeństwa jest procesem, który będzie wymagał nakładów, czasu, uczenia się… I tu znów zataczamy koło: żeby to się udało, niezmiernie ważna jest motywacja.

Zachęcamy Was do wspólnego tworzenia zmiany, celebrowania sukcesów (i sukcesików), cieszenia się z kolejnych kamieni milowych. Dzięki temu Wasza motywacja do tego, by dbać o bezpieczeństwo, nie wygaśnie.

Anna Obem

Współpraca: Małgorzata Szumańska, Izabela Meyza

Poradnik BINGO powstaje w ramach projektu „BINGO, czyli bezpieczne organizacje” finansowanego ze środków Fundacji im. S. Batorego. Możesz dołożyć się do naszych działań, wspierając nas darowiznami i przekazując 1% na rzecz Panoptykonu.

Zdjęcia: CC0 Public Domain via Pixabay.com