Przedstawiamy Poradnik BINGO, czyli bezpieczna organizacja społeczna

O bezpieczeństwie i o tym, jak o nie dbać, mówi się ostatnio coraz więcej. Niestety, zwykle te dobre rady nie uwzględniają specyfiki organizacji społecznych, dlatego często trudno przełożyć je na codzienną praktykę działania. Z myślą o organizacjach, którym leży na sercu bezpieczeństwo pracowników i podopiecznych i które są gotowe na zmiany, powstał ten cykl. W jego kolejnych odcinkach w przystępny sposób opowiemy Wam o kluczowych wymiarach bezpieczeństwa i o tym, w jaki sposób można o nie zadbać. Pomożemy też przeprowadzić rzetelną ocenę sytuacji organizacji i wreszcie – zaplanować wdrożenie najważniejszych zmian. Poznajcie Poradnik BINGO, czyli bezpieczne organizacje społeczne.

Poradnik BINGO. Odcinki:

1. (Nie)bezpieczny smartfon
2. Bezpieczeństwo informacji: wybrane narzędzia
3. Uwaga, kryzys!
4. Bezpieczna siedziba organizacji: ewakuacja i pierwsza pomoc
5. Radzenie sobie z osobą agresywną
6. Wizyta służb
7. Dane osobowe w organizacji
8. Inwentaryzujemy zbiory danych osobowych
9. Praca z mediami
10. Spokojnie, to tylko kryzys komunikacyjny!
11. Wdrażanie zmiany, która wymaga współpracy, czyli o porozumieniu bez przemocy
12. Wdrażanie zmiany
13. RODO w organizacji

Czym jest bezpieczeństwo w organizacji i dlaczego warto się nim zajmować?

Przed organizacjami społecznymi stoi szereg wyzwań. Jednym z nich jest konieczność zadbania o bezpieczeństwo podopiecznych, wolontariuszek i wolontariuszy oraz o komfort pracy członków i członkiń zespołu, ale też zapewnienie bezpieczeństwa informacji, które na co dzień gromadzi organizacja. Z jednej strony jest to obowiązek prawny, wynikający np. z ustawy o ochronie danych osobowych, ale z drugiej – element budowania zaufania do organizacji. W tym sensie odpowiedzialna, godna zaufania organizacja to taka, która chroni informacje o swoich podopiecznych, szanuje prywatność darczyńców i sympatyków, zapewnia pracownikom i wolontariuszom poczucie bezpieczeństwa. W kolejnych odcinkach Poradnika BINGO pokażemy Wam, dlaczego warto zadbać o bezpieczeństwo w jego konkretnych wymiarach (tak fizycznym, jak i w różnych aspektach wymiaru informacyjnego), z jakimi zagrożeniami możecie spotkać się w praktyce, a także – jak sobie z nimi radzić.

Bezpieczeństwo ma związek z poziomem zaufania do państwa i innych ludzi. Dla każdego potrzeba bezpieczeństwa oznacza coś innego i każdy wybierze inną strategię zapewnienia sobie związanego z nim dobrego samopoczucia. U jednych potrzebę tę zaspokoją kraty w oknach i kamery monitoringu przy wejściu, u innych – możliwość pozostawienia otwartych drzwi. Jedni łatwiej zaufają osobie w mundurze, inni – wręcz przeciwnie. Te indywidualne potrzeby członków zespołu mają konkretne przełożenie na organizację: na to, jakie zagrożenia jako zespół będziecie dostrzegać i jakie strategie wybierzecie, by je poprawiać. W ramach BINGO zachęcamy nie tylko do szukania nowych metod poprawy bezpieczeństwa, ale także do poddania refleksji tych, które do tej pory używacie.

O czym jest Poradnik BINGO

W Poradniku BINGO zajmiemy się dwoma wymiarami bezpieczeństwa: informacyjnym i fizycznym. Wyróżnimy kilka aspektów bezpieczeństwa informacyjnego: cyfrowy, komunikacyjny i organizacyjno-prawny. Ta klasyfikacja powstała specjalnie na potrzeby BINGO, by uporządkować i usystematyzować myślenie o tej – jednej z podstawowych – potrzeb człowieka. W każdym odcinku zajmiemy się konkretnym problemem: opiszemy jego potencjalne konsekwencje, wyjaśnimy, jak zapobiegać jego wystąpieniu i ewentualnym negatywnym skutkom (profilaktyka) i jak reagować, gdy już wystąpi (redukcja szkód). Na koniec każdego odcinka zaproponujemy zadania domowe, które pomogą Wam uruchomić proces poprawiania bezpieczeństwa w Waszej organizacji.

W pierwszej kolejności zajmiemy się bezpieczeństwem cyfrowym: pokażemy różne rodzaje zagrożeń, z jakimi możecie się spotkać w związku z korzystaniem w organizacji z nowych technologii. Na przykładzie smartfona pokażemy, jakie zagrożenia wiążą się z korzystaniem z urządzeń elektronicznych, i wyjaśnimy, jak ich uniknąć. Następnie zastanowimy się nad tym, jakie zabezpieczenia techniczne mamy w organizacji i jakie dane gromadzimy. Rozpracujemy też kilka przykładowych sytuacji, w których doszło do naruszenia bezpieczeństwa cyfrowego, i zastanowimy się, jak poradzić sobie z wywołanym przez to kryzysem.

Mówiąc o bezpieczeństwie fizycznym, zajmiemy się siedzibą organizacji i przygotujemy Was do ewakuacji. Zmierzymy się też z trudnymi sytuacjami, np. pokażemy Wam, jak radzić sobie z wtargnięciem do biura osoby agresywnej. Przygotujemy Was też na wizytę służb w siedzibie organizacji.

Sporo miejsca poświęcimy w BINGO zagadnieniom prawnym, np. ochronie danych osobowych, która jest nie tylko prawnym obowiązkiem organizacji, ale też odpowiedzialnością wobec podopiecznych, darczyńców, sympatyków, wolontariuszy, współpracowników – a odpowiednie zadbanie o ten aspekt w organizacji wpływa na zaufanie do niej. Wyjaśnimy podstawowe pojęcia i obowiązki związane z ochroną danych. Pomożemy przeprowadzić inwentaryzację zbiorów danych osobowych. Pokażemy też, jakie prawa i obowiązki mają organizacje w kontakcie ze służbami.

Wreszcie zajmiemy się aspektami komunikacyjnymi bezpieczeństwa informacji. Jak świadomie kreować wizerunek organizacji, dbając o prywatność swoją i innych? Zastanowimy się, jakie zagrożenia dla bezpieczeństwa organizacji i zespołu rodzi jej obecność w sieci i jak reagować na kryzys komunikacyjny.

Na koniec pomożemy Wam zaplanować wdrożenie zmiany w organizacji. Nie będzie dla Was raczej zaskoczeniem informacja, że poprawianie bezpieczeństwa w organizacji to nie jest łatwe zadanie. A jeśli chcecie wprowadzić realne zmiany, potrzebujecie do tego czasu, zaangażowania całego zespołu, a w niektórych przypadkach również dodatkowych środków finansowych. Za to korzyści będą długofalowe. Zagrajcie z nami w BINGO. Pierwszy odcinek już za tydzień.

Chcesz uruchomić w swojej organizacji proces zmierzający do poprawienia bezpieczeństwa? Po przeczytaniu tego tekstu:

• Porozmawiaj z zespołem o bezpieczeństwie – jak rozumieją je poszczególne osoby? Czy istnieją konkretne zagrożenia, których się obawia?
• Zastanówcie się wspólnie, czy widzicie w organizacji potrzebę pracy nad poprawieniem bezpieczeństwa. Jakie problemy moglibyście rozwiązać? Jakie korzyści mogłyby się z tym wiązać? Jakie macie zasoby, które możecie wykorzystać przy realizacji tego procesu?

Anna Obem

Współpraca: Małgorzata Szumańska, Anna Walkowiak, Izabela Meyza

Poradnik BINGO powstaje w ramach projektu „BINGO, czyli bezpieczne organizacje” finansowanego ze środków Fundacji im. S. Batorego. Możesz dołożyć się do naszych działań, wspierając nas darowiznami i przekazując 1% na rzecz Panoptykonu.